Należy wiedzieć, że jeśli inwestor zastępczy bierze udział wyłącznie w fazie realizacji inwestycji, wówczas do jego obowiązków należy:
– wybór wykonawcy/wykonawców;
– przekazanie wykonawcy kompletnej dokumentacji oraz terenu budowy;
– zawiadomienie organu nadzoru budowlanego o rozpoczęciu budowy;
– zgłaszanie projektantowi wszelkich zastrzeżeń do projektu i dokonanie z nim uzgodnień – zawsze po wcześniejszym uzgodnieniu z inwestorem;
– nadzór inwestorski nad realizacją inwestycji;
– prowadzenie narad roboczych na terenie inwestycji z udziałem inwestora;
– sprawdzanie jakości wykonywanych robót i wbudowanych wyrobów budowlanych;
– sprawdzanie i odbiór robót budowlanych, uczestniczenie w próbach i odbiorach instalacji;
– potwierdzenie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad;
– nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa i przestrzegania przepisów przeciwpożarowych oraz bhp przez wszystkich uczestników budowy, w rozumieniu wymagań stawianych przez prawo budowlane i inne obowiązujące przepisy;
– sprawdzanie dokumentów rozliczeniowych pod względem merytorycznym i rachunkowym, opisywanie faktur oraz przekazywanie informacji inwestorowi dotyczących zapotrzebowania na środki finansowe na kolejne miesiące realizacji inwestycji;
– kontrola stanu zatrudnienia podwykonawców i rozliczeń z nimi głównego wykonawcy;
– przygotowanie materiałów do odbioru końcowego inwestycji oraz powiadomienie wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego o jego terminie;
– dokonanie czynności odbioru końcowego inwestycji;
– uzyskanie wszystkich wymaganych przepisami prawa decyzji administracyjnych, opinii, uzgodnień, stanowisk organów administracyjnych po zakończeniu procesu inwestycyjnego;
– rozliczenie końcowe inwestycji;
– przekazanie użytkownikowi inwestycji wraz z kompletem niezbędnych dokumentów;
– występowanie w imieniu inwestora przed organami administracji publicznej w sprawach wynikających z realizacji inwestycji, w granicach udzielonych pełnomocnictw;
– naliczanie w imieniu inwestora kar umownych oraz ewentualnie odszkodowań od wykonawców oraz dostawców; archiwizacja korespondencji, dokumentacji i przekazanie ich inwestorowi w stanie kompletnym po zakończeniu inwestycji.
Jeśli zaś inwestor zastępczy ma wspierać działania inwestora już na etapie powstawania projektu, powinien mieć odpowiednie kwalifikacje w zakresie projektowania (bądź posiadać w swoim zespole osobę o takich kwalifikacjach). Musimy też pamiętać, aby przekazać mu wszystkie niezbędne pełnomocnictwa, a także stworzyć odpowiednie procedury obiegu i zatwierdzania dokumentów i dokumentacji projektowej. W tym przypadku zakres obowiązków inwestora zastępczego powinniśmy rozszerzyć o:
– wybór projektanta;
– ścisłą współpracę z inwestorem i przekazywanie projektantowi w jego imieniu wszelkich niezbędnych informacji koniecznych do opracowania projektu;
– sprawdzanie i odbiór robót prac projektowych;
– prowadzenie w imieniu zamawiającego rozliczeń finansowych z projektantem;
– uzyskanie w imieniu inwestora wszelkich decyzji administracyjnych umożliwiających rozpoczęcie realizacji inwestycji.